Hoe gaat het Commanderij College om met persoonsgegevens leerlingen? Dat kunt u lezen in deze verklaring en in het privacyreglement van de school.
Het bestuur van de school is de verwerkingsverantwoordelijke voor wat betreft persoonsgegevens. Voor algemene vragen of opmerking met betrekking tot privacy(wetgeving) kun je een mail sturen aan privacy@commanderijcollege.nl. De heer Sarneel is onze Functionaris Gegevensbescherming (FG). Hij is bereikbaar via dit contactformulier.
Het Commanderij College verwerkt persoonsgegevens van leerlingen om de verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om leerlingen aan te melden op onze school, om de studievoortgang bij te houden en om een leerling in staat te stellen een diploma te halen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht. Wij verwerken gegevens van leerlingen voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met de toestemming van ouders/leerling verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s) dan kunnen ouders/leerlingen de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal.
Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van leerlingen en ouders/verzorgers hebben gekregen bij de aanmelding. Denk aan contactgegevens en geboorteland. Ook vragen wij op het aanmeldformulier in te vullen of er in het verleden aanvullende testen/onderzoeken zijn uitgevoerd in verband met (een vermoeden van) bijvoorbeeld dyslexie of autisme. Deze gegevens hebben we nodig voor een goede voorbereiding op de intake én start van een leerling bij ons op school. Als ouders/verzorgers weigeren de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om een leerling in te kunnen schrijven bij het Commanderij College. Welke persoonsgegevens wij verwerken is te lezen in het overzicht categorieën van persoonsgegevens (te vinden in onze digitale boekenkast).
Op verzoek en met uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens van een leerling. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen.
Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat we de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze verklaring noemen. Hoe we omgaan met persoonsgegevens leerlingen? Dat kunt u lezen in deze verklaring.
In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van een leerling te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverband en accountant.
Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratiesysteem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van het Commanderij College. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden. Wij zullen de gegevens van leerlingen niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van leerlingen nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. De bewaartermijn van gemaakte examens is bijvoorbeeld 2 jaar na het beëindigen van de onderwijsovereenkomst. Gegevens uit de leerlingadministratie worden over het algemeen 7 jaar bewaard. het is mogelijk hiervan een overzicht op te vragen.
Ouders en leerlingen hebben een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Leerlingen en/of ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat er altijd een verzoek kan worden ingediend om inzage te krijgen in de gegevens die wij van leerlingen verwerken. Daarnaast is het mogelijk een verzoek in te dienen om te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van het Commanderij College. Ouders hebben recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast.
Als wordt verzocht gegevens te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.
Tevens hebben ouders/leerlingen het recht om te verzoeken om de gegevens, die wij van een leerling verwerken en wij hebben ontvangen, aan ouders/leerling over te dragen of op verzoek aan een andere organisatie over te dragen.
Het Commanderij College zal geen besluiten nemen over een leerling, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen.
De Functionaris Gegevensbescherming kan meer informatie geven. Indien een probleem volgens ouders/leerling niet goed wordt opgelost, dan kan dit gemeld worden aan de Autoriteit voor de Persoonsgegevens